»Shared Mailboxes« werden uU automatisch in den Outlooks der berechtigten Benutzer hinzugefügt, dieses Feature nennt sich »AutoMapping« und läßt sich ggf. auch abschalten. In diesem Fall jedoch taucht die Shared Mailbox nicht als eigenes Postfach in den Kontoeinstellungen der Outlooks der berechtigten Benutzer auf. Das auto gemappte Postfach kann nur remote konfiguriert werden und es können auch keine Postfachregeln auf diese Shared Mailbox angewandt werden. Der Exchange Administrator kann solche Regeln aber auch zentral am Server einstellen, was für eine Grundkonfiguration sicherlich erst mal ausreichend ist.

Starten Sie dazu am Exchangserver eine »Exchange Management Shell«. Im folgenden Beispiel soll eine Regel erstellt werden, welche alle E-Mails die an eine bestimmte Verteilergruppe gesendet werden, in einen bestimmten Ordner verschoben werden.

Im ersten Schritt müssen die entsprechenden Berechtigungen an den Benutzer delegiert werden, welcher die folgenden Kommandos ausführt. Im folgenden Kommando wird dem Domänen Administrator Vollzugriff auf das Shared Postfach »office« gewährt. Die Option »-AutoMapping $False« verhindert, dass die Shared Maibox automatisch zum Outlook des berechtigten Benutzers hinzugefügt wird.

[PS] C:\Windows\system32>Add-MailboxPermission -Identity office -User Administrator -AccessRights FullAccess -InheritanceType all -AutoMapping $False


Identity             User                 AccessRights                                                                             IsInherited Deny
--------             ----                 ------------                                                                             ----------- ----
DOMAIN.local/Wol... DOMAIN\Administr... {FullAccess}                                                                               False       False

Ein berechtigter Benutzer sollte den Ordner in der Shared Mailbox bereits angelegt haben, Sie benötigen den exakten Namen des Ordners und den relativen Pfad. Bis Exchange Server 2016 ist es nicht möglich Ordner per Powershell in den Postfächern anderer Benutzer anzulegen, auch der Administrator kann das nicht. Im folgenden Kommando wird dann die Posteingangsregel mit dem Namen »Move2Info« in der Shared Mailbox »office« anglegt, welche alle E-Mails die an die Verteilergruppe »info« gesendet werden (hier kann entweder der Alias oder ggf. auch die gesamte SMTP Adresse verwendet werden), in den Ordner »info« verschiebt. Danach wird keine weitere Regel mehr ausgeführt:

[PS] C:\Windows\system32>New-InboxRule -Name "Move2Info" -mailbox office -MoveToFolder office:\posteingang\info -SentTo info -StopProcessingRules $True

Name      Enabled Priority RuleIdentity
----      ------- -------- ------------
Move2Info True    1        15279869110737960961

Die Postfachregel lässt sich auch nur wieder über die Powershell entfernen:

[PS] C:\Windows\system32>Remove-InboxRule -Mailbox office -Identity Move2Info

Bestätigung
Möchten Sie diese Aktion wirklich ausführen?
Posteingangsregel "Move2Info" wird aus Postfach "KASTNER.local/Wolnzach/E-Mail-Shared/Testaccount - Office" entfernt.
[J] Ja  [A] Ja, alle  [N] Nein  [K] Nein, keine  [?] Hilfe (Standard ist "J"): J

Abschließend kann die zuvor vergebene Berechtigung für den Zugriff auf die Shared Mailbox wieder entfernt werden:

[PS] C:\Windows\system32>Remove-MailboxPermission -Identity office -User "Administrator" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

Bestätigung
Möchten Sie diese Aktion wirklich ausführen?
Die Postfachberechtigung 'testshare' für den Benutzer 'Administrator' mit AccessRights FullAccess wird entfernt.
[J] Ja  [A] Ja, alle  [N] Nein  [K] Nein, keine  [?] Hilfe (Standard ist "J"):

— pronto 2021/07/16 09:29